RGPD – Politique de confidentialité RGPD – Politique de confidentialité

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1. Objet

La présente politique de protection des données personnelles (ci-après la « Politique ») s’applique, sans restriction ni réserve entre le Client et la société en sa qualité de Responsable de Traitement.

Le Client et la Société se sont rapprochées dans le cadre d’un entretien physique en agence, à l’initiative du Client dans le but d’acheter, de vendre ou de louer un bien immobilier. Dans cette démarche, le Client a volontairement communiqué des Données Personnelles à la Société pour que cette dernière puisse le recontacter. Le Client a expressément consenti à la collecte de son adresse de messagerie électronique par lequel lui sont envoyées les présentes.

La Politique a pour but de fournir des informations concernant la manière dont le Responsable de traitement peut être amené à collecter et traiter les Données Personnelles du Client, conformément à la législation en vigueur et en particulier le Règlement européen n°2016/679 et la loi n°78-17 (ci-après la « Législation ») dans le cadre de l’utilisation du Site.

Cette Politique précise également les droits que détiennent les Client sur leurs Données Personnelles en application de la Législation.

2. Définitions

Les mots et les groupes de mots utilisés dans la Politique et dont la première lettre est en majuscule, ont la signification qui leur est donnée ci-dessous, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel.

« Client » : désigne toute personne physique, ayant sollicité les services de la Société dans le but de se renseigner, d’acheter, louer ou vendre un bien immobilier, dès lors qu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Donnée Personnelle » : désigne toute information se rapportant au Client.

« Partenaires » : désigne toute personne physique ou morale et notamment les sites / portails immobiliers, agences immobilières, réseaux d’agences, artisans, notaires, syndics, cabinet d’assurance, banque avec qui la Société peut être amenés à collaborer dans le cadre de son activité et qui peuvent recevoir communication des Données Personnelles.

« Responsable de traitement » : désigne la Société, qui seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement.

« Société » : désigne la société L’IMMOBILIERE DE TOULOUSE au capital de 7 630 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 424 379 410 et dont le siège social se situe 91, chemin de Gabardie 31200 TOULOUSE cette société intervenant tant pour elle-même que pour les sociétés membres de son groupe en tant que Responsable de traitement.

« Sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme que le Responsable de traitement qui traite les Données Personnelles pour le compte du Responsable de traitement.

« Tiers » : désigne toute personne physique ou morale, autorité publique, ou autre organisme que la Société, ses éventuels Sous-traitants et Partenaires et les personnes qui sont placés sous leur autorité directe, qui sont autorisées à traiter les Données Personnelles.

« Traitement » : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués aux Données Personnelles ou aux ensembles de Données Personnelles, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation ,la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

3. Principes relatifs au Traitement

Conformément à la Législation, la collecte et le traitement des données des Clients respectent les principes suivants :

  • Licéité, loyauté et transparence : les Données Personnelles ne peuvent être collectées et traitées qu’avec le consentement du Client, seul propriétaire des Données Personnelles le concernant. A chaque nouvelle collecte de Données Personnelles, il sera indiqué au Client que ses données sont collectées et pour quelles raisons ces dernières le seront ;
  • Finalité du traitement : La collecte et le traitement des données sont faits dans le but de répondre à un ou plusieurs objectifs poursuivis ;
  • Minimisation : Seules les Données Personnelles nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis par la Société, dans l’intérêt du Client, sont collectées ;
  • Conservation des données : Les Données Personnelles seront conservées pour une durée limitée dont le Client est informé. Cette information, si elle ne peut être délivrée au Client au moment de la collecte, lui sera fournie ultérieurement. La Société s’engage toutefois à fournir au Client les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation ;
  • Intégrité et confidentialité des Données Personnelles : la Société s’engage à garantir l’intégralité et la confidentialité des données collectées.

Le Client est informé, préalablement aux Traitements autres que la collecte pour lequel il a déjà consentis, que conformément à l’article 6 du RGPD, la collecte et le Traitement des Données Personnelles ne pourront intervenir que s’ils respectent l’une des conditions ci-après énumérées :

  • Le Client a expressément consenti au Traitement ;
  • Le Traitement est nécessaire à la bonne exécution d’un contrat ;
  • Le Traitement répond à une obligation légale ;
  • Le Traitement s’explique par une nécessité liée à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne ;
  • Le Traitement relève d’une mission d’intérêt publique ;
  • Le Traitement et la collecte des Données à Caractère Personnel sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes et privés poursuivis par le Responsable de Traitement.

4. Données Personnelles traitées

La Société traite des Données Personnelles du Client dans le but de lui proposer ses services en matière immobilière et notamment l’achat, la vente ou la location. Dans cette démarche, le Client a volontairement communiqué des Données Personnelles à la Société pour que cette dernière puisse le recontacter. Les Données Personnelles communiquées sont :

  • Des données d’identification (nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, message, informations relatives aux caractéristiques du projet et des biens immobiliers, etc) ;
  • Des données d’ordre financier.

5. Modalités de collecte et de Traitement des Données Personnelles

Les Données Personnelles du Client ont été récoltées et traitées lors d’un entretien physique en agence, à l’initiative du Client dans le but d’acheter, de vendre, de faire gérer ou de louer un bien immobilier.
Les Données Personnelles du Client ont également été récoltées lors de l’élection de la société pour représenter l’ensemble de copropriétaires dans sa mission de syndic.
Les Données Personnelles sont collectées uniquement par la communication du Client de ces dernières à la Société.

6. Finalité et conservation des Données Personnelles

Les Données Personnelles collectées sont nécessaires aux traitements suivants :

Finalité du Traitement Données concernées Base légale du Traitement Durée de conservation des Données Personnelles
Création et gestion des comptes Client Prénom, nom, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone, date de création du compte client, date de suppression du compte client, recueil du consentement, message, informations relatives aux caractéristiques du projet et des biens immobiliers Consentement du Client 3 ans à compter de la dernière prise de contact par le Client
Prospection commerciale Prénom, nom, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone, informations relatives aux caractéristiques du projet et des biens immobiliers Consentement du Client 3 ans à compter de la dernière prise de contact par le Client
Gestion et suivi des relations commerciales Prénom, nom, adresse email, numéro de téléphone, message, informations relatives aux caractéristiques du projet et des biens immobiliers, recueil du consentement Consentement du Client 3 ans à compter de la dernière prise de contact par le Client
Gestion des demandes d’exercice de droit sur les Données Personnelles Adresse email, numéro de téléphone, copie de titre d’identité Consentement du Client 3 ans à compter de la dernière prise de contact par le Client

La Société se réserve la possibilité d’anonymiser les données qui font l’objet d’un Traitement avant de les supprimer.

7. Destinataires des Données Personnelles

La Société, ses éventuels Sous-traitants, et le cas échéant les Partenaires de la Sociétés, sont les seuls destinataires des Données Personnelles et notamment en vue de la réalisation des prestations de la Société, de la prévention et de la lutte contre la fraude.

La Société s’engage à exiger de ses Sous-traitants et Partenaires des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que les Traitements répondent aux exigences légales et réglementaires, et garantissent la protection des droits du Client.

La Société pourra également communiquer à tout Tiers les Données Personnelles qui font l’objet d’un Traitement lorsqu’une obligation légale de le faire existe, ou si le Client y consent expressément et préalablement, ou lorsque la Société considère de bonne foi que cela est nécessaire pour :

  • Répondre à toute réclamation à son encontre ;
  • Se conformer aux exigences de l’ordre judiciaire et/ou administratif ;
  • Faire exécuter tout contrat dont le Client est partie ;
  • Sauvegarder les intérêts vitaux de toute personne physique ;
  • L’exécution d’une mission d’intérêt public.

8. Transfert de Données Personnelles hors Union européenne

L’ensemble des Données Personnelles sont stockées sur des serveurs sécurisés situés au sein de l’Union européenne. La Société a choisi de faire héberger son environnement numérique par la société L’IMMOBILIERE DE TOULOUSE au capital de 7 630 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 424 379 410 et dont le siège social se situe 91, chemin de Gabardie 31200 TOULOUSE.

Aucun transfert de Données Personnelles en dehors de l’Union européenne ne sera réalisé par la Société sans l’autorisation expresse et préalable du Client.

9. Droits du Client sur les Données Personnelles

Le Client bénéficie, selon les conditions et modalités et dans les limites définies par la Législation, des droits suivants s’agissant des Données Personnelles :

  • Droit d’accès : le Client peut obtenir la confirmation que des Données Personnelles le concernant sont traitées ou non par la Société et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites Données Personnelles, ainsi que certaines informations relatives aux Traitements des Données Personnelles et aux caractéristiques de tels Traitements ;
  • Droit de rectification : le Client peut solliciter la correction des Données Personnelles qu’il estime incomplètes ou inexactes ;
  • Droit à l’effacement : le Client peut, dans certaines hypothèses prévues par la Législation, solliciter l’effacement de ses Données Personnelles (sauf par exemple si elles sont nécessaires à l’exécution des relations contractuelles avec la Société, ou qu’elles sont nécessaires à la Société pour respecter ses obligations légales ou réglementaires ou constater ou exercer ses droits) ;
  • Droit à la limitation du Traitement : le Client peut demander la limitation du Traitement de ses Données Personnelles, et demander dans certaines hypothèses le marquage de ses Données Personnelles afin d’en limiter des éventuels Traitements futurs ;
  • Droit à la portabilité des Données Personnelles : le Client peut, dans certaines hypothèses et sous certaines conditions prévues par la Législation, demander à recevoir les Données Personnelles le concernant ou, lorsque cela est possible techniquement, à ce qu’elles soient transférées à un tiers, dans une forme lisible par machine (étant précisé que ce droit ne s’applique qu’aux Traitements fondés sur le consentement du Client ou sur l’exécution de relations contractuelles, et ce sous réserve que le Traitement des Données Personnelles soit effectué à l’aide de procédés automatisés) ;
  • Droit de retrait du consentement : le Client peut retirer son consentement si le Traitement est mis en œuvre sur le fondement de votre consentement, sans pour autant que le retrait d’un tel consentement porte atteinte à la licéité du Traitement fondé sur le consentement effectué avant son retrait ;
  • Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement ou à la communication des Données Personnelles après décès : A cet égard, en cas de décès qui serait porté à la connaissance de la Société, sachez que les Données Personnelles seront supprimées (sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant à nos obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription et/ou de conservation obligatoires), après le cas échéant avoir été communiquées à un tiers éventuellement désigné par le Client ;
  • Droit d’opposition : le Client peut, dans certaines hypothèses et sous certaines conditions prévues la Législation, bénéficier d’un Droit d’opposition qui lui permet de s’opposer au Traitement de ses Données Personnelles pour des motifs liés à votre situation particulière ;

Ces droits s’exercent (i) par email à l’adresse email suivante : 91, chemin de Gabardie 31200 TOULOUSE ou (ii) par utilisation du formulaire en ligne sur le Site.

En cas de réception d’une telle demande, il y sera répondu dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes reçues, auquel cas le demandeur en sera informé.

En cas de doute raisonnable quant à l’identité du Client, il pourra lui être demandé que soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer son identité et il pourra lui être demandé à cette fin, lorsque la situation l’exige, la photocopie d’un titre d’identité portant sa signature. Dans une telle hypothèse, les délais de réponse précités seront suspendus dans l’attente de la réception des informations supplémentaires nécessaires pour identifier le Client.

La demande peut être présentée par le Client ou par une personne spécialement mandatée à cet effet par le Client, à condition que cette personne mandatée justifie de son identité et de l’identité du mandant, de son mandat ainsi que de la durée et de l’objet précis de celui-ci. Le mandat doit également préciser si le mandataire peut être rendu destinataire de la réponse.

En cas de silence ou de refus par le Responsable de traitement de faire droit à la demande du Client, ce dernier pourrait contester cette décision s’il estime que cette dernière porte atteinte à ses droits en contactant la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Le Client est en droit de saisir cette Autorité Administrative Indépendante par le biais de son site internet https://www.cnil.fr ou directement par courrier à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy, 75007 PARIS.
Dans le cas où l’intégrité des Données Personnelles du Client serait compromise d’une quelconque manière, la Société s’engage à informer le Client par tout moyen jugé utile et dans les meilleurs délais.

10. Sécurité des Traitements

La Société prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adaptée pour les Données Personnelles et les protéger contre la destruction, la perte, l’altération, l’utilisation détournée et l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation, que ces actions soient volontaires ou accidentelles.

Ces mesures techniques et organisationnelles ont pour objectif d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience du Site et des systèmes d’information où sont stockés les Données Personnelles.

11. Evolution de la Politique

La Société se réserve la possibilité de modifier occasionnellement la présente Politique.

En cas de modification substantielle de la présente Politique, le Client sera informé de la nouvelle Politique.

Le Client est invité à consulter régulièrement la présente Politique pour prendre connaissance des éventuelles modifications de cette dernière.

Le Client peut envoyer ses questions sur la présente Politique à l’adresse mail suivante : 91, chemin de Gabardie 31200 TOULOUSE.